Y.O.

改正個人情報保護法が2017年5月30日より施行されましたね。
重要な改正がおこなわれ対象となる事業者が格段に増えるため、ここで取り上げることにします。

６つの改正のポイント

１．個人情報の定義の明確化
２．適切な規律の下で個人情報の有用性を確保
３．個人情報の保護を強化（名簿屋対策）
４．個人情報保護委員会の新設及びその権限
５．個人情報の取り扱いのグローバル化
６．その他改正事項

出典：経済産業省
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/downloadfiles/01kaiseikojinjoho.pdf

これまでは、5000人以上の個人情報を扱う事業所において、個人情報保護法という法律に基づいて収集や管理を行わなければなりませんでした。
ところが今回の改正に伴い、取り扱う個人情報が5000人以下の小規模事業者も対応しなければいけなくなりました。
 

そうです！

個人事業主として事業をされている事務所、飲食店、小売店など１件でも個人情報を収集しているならば、法律に基づいた体制を整えなければならないのです。

法改正に合わせた体制

どのような体制にしなくてはいけないかなど、詳しい解説は上記の経済産業省のPDF資料のほか、個人情報保護委員会が提供する中小企業サポートページ（個人情報保護法）も合わせてお読みください。

ざっくり知るには、コンパクトにまとまっているこちらのPDFファイルが一番わかりやすいかもしれません。
個人情報保護委員会「中小企業、小規模事業者のみなさまへ」
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/personal_2810leaf_smallbusinesses.pdf

私はウェブサイト制作に携わる人間ですので、今後ご依頼いただく事業者の規模に関わらず、「問い合わせ」や「メルマガ購読」などウェブサイト上から個人情報の収集が想定される場合は、まずは事業者において個人情報の取り扱いについて社内規定を見直してもらおうと思います。
その上で、ウェブサイトにプライバシーポリシーを明示しなくてはならないと思います。

今回の個人情報保護法の改正を機に、小規模事業者もウェブサイトのプライバシーポリシーの見直しや新設を検討してください。

大塚

添付ファイルのお約束

仕事上、パソコンやモバイル端末を使ってメールのやり取りをする中、ファイルを添付して送受信することが少なくないと思います。ファイルの種類としては、エクセルやワードで作成したものが業界に関わらず多いのではないかと思います。

業務に必要なファイルを簡単に相手に送ることができるため、メールに添付する方法はとても便利なのですが、ファイル容量には注意が必要です。
添付ファイルの容量に制限を設け、大きいサイズのファイルは送ることも受け取ることもできないルールになっている会社が多いからです。

具体的には３メガを超えたファイルの送受信制限を設けていることが多いようです。
そのようなルールを知らずに送ったメールが先方に届かず、エラーメールとなって戻ってきたことで慌てた経験をされた人もいるのではないでしょうか。

ファイル容量の注意点としては、こういったルールのない場合においても常識的なファイル容量といったものがあります。大容量のファイルを受け取ると、受信に非常に時間がかかったりメールソフトが反応しなくなったりするからです。
また、メールサーバーの容量が限度に達してしまい、その他の大切なメールを受け取れなくなる事態にもなります。

このように先方に迷惑をかけないためにも、最近では２メガ程度までに抑えることが適切だといわれています。
 

ファイルを転送してもらえるサービス

多くの画像を添付したファイルやページ数の多いファイルはどうしても大容量となってしまいます。メールに添付できない大容量のファイルを先方に送る方法としては、「ファイル転送サービス」がおススメです。

これは、転送サービスを提供している会社のサーバーにファイルを転送し、受け取る人はそこからファイルをダウンロードするという仕組みです。
ブラウザで開いたウェブサイトからファイルを転送するので、とても簡単で費用もかかりません。

この手のサービスはいくつかありますが、仕事上の大切なファイルを扱うことが多いので、安全性などに配慮されたサービスが望ましいですよね。
その中で利用者が多い２つのサービスを紹介します。
 

「宅ふぁいる便」
https://www.filesend.to/

「GigaFile（ギガファイル）便」
http://gigafile.nu/

 
わたしは昔から「宅ふぁいる便」を利用しています。
メーリングリストの登録ができるので、アドレスの入力間違いもなく便利です。
また開封通知やダウンロード通知があるので、先方がダウンロードしたことが把握できて安心です。

大塚